Об ответах запросов от юридических лиц

"Сколько можно ждать?", "Когда ответите?", "Я вам 15 минут назад отправил запрос на 2 позиции, нужны по 5 штучек и сделайте максимальную скидку нам - мы торгующая организация"...

На данный момент на почте более 500 запросов от юридических лиц – наш отдел продаж увяз и работа практически парализована.

Отвечаем всем, но прошу учитывать необходимость постановки задачи менеджерам, они, в свою очередь, обеспечивают поиск фабрики производителя, уточняют вопросы качества, сертификатов для таможни, форм оплаты и прочие вопросы.

А теперь об особенностях последнего времени:

• Присылают запрос, в котором несколько позиций, например: «стойка крепления» - 4 штуки. Ни параметров, ни характеристик. Приходится звонить отправителю/уточнять его добавочный номер, уточнять необходимые параметры – а это дополнительное время;
• Запрос из 200 товарных позиций, присланный в виде отсканированного изображения – оператору приходится набирать многостраничный документ в таблице, надписи на изгибах/краях страницы не читаются – необходимо запрашивать уточнение - это дополнительное время;
• Фотографии неведомой металлической болванки без масштабной линейки и в сопроводительном письме скромное «Дайте КП» - звонки, поиск отправителя, она переключает на инженера, тот сообщает, что мастер в отпуске/командировке – а это время;
• Запрос большими буквами «СРОЧНО! СЧЕТ! СЕГОДНЯ ОПЛАТИМ!!!» - в запросе рассыпуха на 10 конденсаторов и пару транзисторов, следом несколько звонков «УМОЛЯЮ!!!» - сделали вне очереди, отправили – тишина.

И таких писем все больше и больше. Собрали статистику по весне – из отправленных КП в заказ передаются 5-7%, из выставляемых счетов оплачивают не более 30%.

В связи с этим мы решили поменять приоритеты и с сегодняшнего дня:

• В первую очередь обрабатываем заявки от VIP промышленников (постоянных клиентов);
• Заявки единичных позиций рассыпухи будут возвращаться с пометкой «поставка только упаковками»;
• Запросы без параметров и характеристик будут возвращаться с пометкой «предоставьте дополнительные данные»;
• Запросы от предприятий, которые не оплатили последние 10 счетов (либо не было заказов по последним пяти КП) будут возвращаться с пометкой «множественные запросы без результатов» - по данным предприятиям заведен черный список, удаление из данного списка будет производится только по отдельному запросу;

Дополнительно создала три новые должности менеджера по заказам и два новых рабочих места менеджера по закупкам.

С Уважением,

администрация ИМ "Радиодар"